Adjoint administratif

Résumé du poste

Provide administrative and coordination support to leadership, including managing correspondence, schedules, meetings, records, invoices, and relationships with partners and suppliers. Improve the company’s administrative systems, research and coordinate funding opportunities, organize project information and deadlines, and arrange professional travel.

Détails du poste

Nous œuvrons dans le secteur culturel à travers diverses activités, notamment la production audiovisuelle (cinéma et télévision), le développement de projets et d'autres initiatives créatives. À travers nos projets, nous souhaitons nourrir le dialogue et porter un regard nuancé sur les enjeux humains, sociaux et culturels de notre époque. Nous recherchons un.e adjoint.e administrative expérimenté.e afin de soutenir la direction. Selon les projets et les périodes, ses responsabilités pourraient notamment comprendre les tâches suivantes : 1 Administration et coordination Gestion et organisation des courriels, suivis téléphoniques et rédaction de réponses Prise de rendez-vous et gestion d’agenda Préparation des réunions, prise de notes et comptes rendus Gestion et archivage des dossiers et documents Préparation de formulaires et de documents administratifs Facturation de base et soutien à la comptabilité Coordination avec les partenaires, collaborateurs et fournisseurs Intégration administrative de nouveaux collaborateurs Suivi des échéanciers et relances auprès des différents intervenants Mise à jour des sites et ressources de référence 2 Développement et structuration administrative de l'entreprise Mise en place et maintien d’outils de gestion, de suivi et d’organisation pour l’entreprise Contribution à l’amélioration et à la structuration des processus administratifs de l’entreprise Élaboration et maintien d’un calendrier des programmes de financement, appels de projets, concours et autres opportunités pertinentes Veille sur les échéances et identification des possibilités de financement correspondant aux projets de l’entreprise Recherche et compilation des informations nécessaires à la préparation des demandes de financement Préparation et organisation des documents requis pour les demandes de financement Recherche de ressources, partenaires, fournisseurs et collaborateurs pouvant contribuer aux différents projets Suivi des démarches liées aux demandes de financement et coordination des différentes étapes Organisation et centralisation des informations, documents, contacts et échéanciers de l’entreprise Anticipation des échéances et des besoins administratifs liés aux différents projets 3 Logistique et déplacements professionnels Recherche et réservation de billets d’avion, hébergements et transports Organisation des déplacements liés aux festivals, marchés, rencontres professionnelles et autres activités Préparation des itinéraires et documents nécessaires aux déplacements Gestion des changements et suivis liés aux réservations La personne recherchée devra faire preuve d’autonomie, de débrouillardise, de rigueur et d’un bon sens de l’initiative. Elle devra être capable d’anticiper les besoins, de faire des recherches de façon autonome et de proposer des solutions plutôt que d’attendre systématiquement des directives. Qualités personnelles Autonomie : capacité à faire avancer les dossiers avec un minimum de supervision. Rigueur : souci du détail et respect des échéances. Sens de l'organisation : aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément. Jugement et discernement : capacité à distinguer l'urgent de l'important et à exercer un bon jugement dans les suivis quotidiens. Esprit d'initiative : capacité à identifier les besoins et proposer des solutions. Concision et clarté : capacité à communiquer efficacement à l'écrit et à l'oral. Adaptabilité : capacité à évoluer dans un environnement créatif en constante évolution. Compétences recherchées Excellente maîtrise du français et de l’anglais écrit et oral. Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Google Workspace, Microsoft Office ou équivalent). Expérience en gestion documentaire et archivage numérique (Google Drive, Dropbox, etc). Intérêt pour l'utilisation des outils d'intelligence artificielle afin d'optimiser les processus administratifs et la synthèse d'information. Aisance avec les outils de visioconférence et de gestion de tâches. Formation et expérience Diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique, secrétariat, administration, communications, sciences humaines ou dans un domaine pertinent. Toute combinaison équivalente de formation et d'expérience sera considérée. Minimum de deux ans d'expérience pertinente en soutien administratif, coordination ou fonctions similaires. Bonne culture générale. Taux horaire 28 à 35 $/h, selon l'expérience et les qualifications. Nombre d'heures par semaine 10 à 12 heures par semaine, avec possibilité d’augmentation progressive des heures et des responsabilités selon les besoins de l’entreprise et du niveau d'autonomie de la personne retenue. Lieu de travail Nous travaillons principalement en télétravail. La personne sélectionnée devra participer à des rencontres en personne, 2 à 3 fois par mois dans un espace de coworking à Laval, afin de coordonner nos dossiers et maintenir la cohésion de l’équipe. Entrée en fonction Octobre 2026 Comment postuler Les personnes intéressées sont invitées à transmettre leur curriculum vitæ accompagné d'un court texte expliquant ce qui les attire dans ce poste et les expériences qui les préparent à l’occuper. Des références professionnelles pourront être demandées au cours du processus de sélection. Nous valorisons la diversité des parcours et des expériences et encourageons toute personne qualifiée à soumettre sa candidature. Nous remercions toutes celles et tous ceux qui soumettront leur candidature. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Ce que vous ferez

Provide administrative and coordination support to leadership, including managing correspondence, schedules, meetings, records, invoices, and relationships with partners and suppliers. Improve the company’s administrative systems, research and coordinate funding opportunities, organize project information and deadlines, and arrange professional travel.

Exigences

Applicants should have at least two years of relevant administrative support or coordination experience and a college diploma in office administration, secretarial studies, administration, communications, humanities, or a related field; equivalent education and experience will also be considered. The role requires strong French and English communication, proficiency with office and collaborative tools, digital document management experience, and autonomy, organization, initiative, and sound judgment.

Compétences indiquées

• Google Workspace · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Administrative Coordination
• Document Management
• Digital Archiving
• Calendar Management
• Meeting Preparation
• Note-Taking
• Basic Invoicing
• Accounting Support
• Funding Research
• Grant Application Coordination
• Travel Coordination
• Google Workspace
• Microsoft Office
• Task Management Tools
• Written and Verbal Communication

Domaines d’emploi

• Administrative
• Creative & Media
• Finance & Accounting
• Logistics