Adjoint(e) de bureau C (Accueil des invités et événements spéciaux)

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche). Il s'agit d'une offre d'emploi prioritaire dans le cadre du programme Travail-études (Work Study). Veuillez vous assurer que vous répondez aux critères d'admissibilité pour l'année universitaire en cours : https://www.mcgill.ca/studentaid/fr/travail-etudes Unité d'embauche École de musique Schulich – Communications et production – Événements musicaux Sommaire du poste Relevant de l'administrateur(trice) de la production, des événements et des communications, l'adjoint(e) aux invités et aux événements spéciaux fournit un soutien administratif et logistique pour les résidences d'artistes invités, les conférences, les classes de maître, les jurys, les concours, les événements spéciaux, les activités de déplacement étudiant et les séries de concerts externes. La personne titulaire du poste coordonne les processus liés aux invités, depuis la préparation des contrats jusqu'au suivi après les événements, en veillant à maintenir des normes élevées de service et à respecter les politiques de l'Université ainsi que les budgets approuvés. Principales Responsabilités Assurer le suivi, la préparation des contrats et la documentation des invités, au besoin, conformément aux objectifs annuels et aux budgets approuvés de la Performance, de la Recherche musicale et du bureau du doyen. Coordonner les déplacements et les aspects logistiques, et offrir un soutien sur place aux invités, aux membres des jurys et aux musiciens lors d'événements, de concerts, de conférences et de concours. Fournir un soutien logistique à la planification et à la réalisation d'événements spéciaux. Recueillir les pièces justificatives nécessaires aux rapports de dépenses en collaboration avec les services financiers de l'École de musique Schulich. Préparer les dossiers pour le traitement des paiements en collaboration avec les ressources humaines. Accomplir toute autre tâche ou responsabilité assignée par le ou la superviseur(e). Autres Compétences Et Aptitudes Requises Excellentes compétences en organisation, en planification et en coordination de projets. Excellentes aptitudes de communication écrite et orale. Grand souci du détail et capacité à gérer simultanément plusieurs priorités. Expérience en coordination d'événements, en services aux invités, en organisation de déplacements ou dans des activités administratives complexes. Capacité à faire preuve de discrétion et à préserver la confidentialité lors du traitement de renseignements sensibles. Solides compétences en résolution de problèmes et capacité à travailler de façon autonome et en équipe. La connaissance des systèmes de gestion de contenu Web et des outils de gestion d'événements constitue un atout. La connaissance de l'administration universitaire, des organismes des arts de la scène ou du milieu des événements culturels constitue un atout. Capacité à travailler selon un horaire flexible, y compris occasionnellement les soirs et les fins de semaine, afin de soutenir les événements et les activités des invités. Avant de postuler Veuillez noter que, pour travailler à l'Université McGill, vous devez être légalement autorisé(e) à travailler au Canada et être disposé(e) à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est situé. Connaissance de l'anglais L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter des communications en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué à un niveau # 4 (qualificatif) sur une échelle de 0 à 4. Définition des niveaux de compétence linguistique Pour consulter la définition des niveaux de compétence linguistique, veuillez cliquer ici : https://www.mcgill.ca/hr/fr/carrieres/niveaux-de-competence-linguistique Formation Et Expérience Minimales Requises Diplôme d’études secondaires 2 Ans Expérience pertinente Salaire Horaire (SEOUM C) $20.50 Nombre estimé d’heures de travail par Semaine 10 (Temps partiel) Date De Début De L’emploi 2026-09-01 Date De Fin De L’emploi 2027-05-01 Date Limite Pour Postuler 2026-08-21 Ce poste est couvert par les dispositions de la convention collective d’AMUSE. L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].

Provides administrative and logistical support for guest artist residencies, conferences, master classes, and special musical events. Coordinates guest processes from contract preparation to post-event follow-up while adhering to university policies and budgets.

Requires a high school diploma and two years of relevant experience in event coordination or administrative activities. Must possess strong organizational skills and the ability to work a flexible schedule, including occasional evenings and weekends.

• Résolution de problèmesSouhaitée
• Sens de l’organisationSouhaitée
• Gestion de projetSouhaitée

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Organization
• Project Coordination
• Written Communication
• Oral Communication
• Event Coordination
• Guest Services
• Travel Organization
• Administrative Support
• Problem Solving
• Confidentiality
• Web Content Management Systems
• Event Management Tools

• Administrative
• Education
• Art & Design
• Hospitality
• Creative & Media

Formation minimale

Études secondaires

Expérience minimale

2+ ans

Postuler avant le

14 sept. 2026

Langue de l’offre

français

Heures de travail

10 heures par semaine

Niveau d’expérience

Entry level