Assistant.e de Direction et Coordination des bureaux à temps partiel

Résumé du poste

The role involves providing executive assistance to the CEO, including calendar management and travel coordination, while overseeing daily office operations and reception duties. The incumbent will ensure a professional environment by managing office supplies, coordinating maintenance, and welcoming visitors.

Détails du poste

Vous souhaitez contribuer à une aventure collective, entreprendre, tester, apprendre, vous développer et vous challenger ? Nous avons bien plus qu’un emploi pour vous ! Chez NAOS, nous sommes des personnes engagées, qui pensent et agissent différemment. Nous sommes une entreprise utile au monde. Chaque jour, nous nous efforçons d'aimer, de comprendre et de prendre soin du vivant. Nos marques, BIODERMA, INSTITUT ESTHEDERM et ETAT PUR, s'ancrent dans une approche unique : l'écobiologie. C'est ainsi que nous réalisons des innovations révolutionnaires et utiles. Avec une présence dans plus de 100 pays et une communauté de 3 400 NAOSiens, nous avons opté pour un seul site de conception et de fabrication, NAOS Les Laboratoires, à Aix-en-Provence (France), pour maîtriser la qualité et le design unique de nos produits. CE QUE NOUS RECHERCHONS Nous recherchons une personne organisée, proactive et accueillante pour soutenir les activités quotidiennes du CEO et assurer le bon fonctionnement de notre bureau. Alliant assistance de direction, coordination du bureau et accueil, ce poste joue un rôle important dans la création d’un environnement professionnel et agréable pour notre équipe et pour toutes les personnes qui visitent nos locaux. Avec Bilingue français/anglais (écrit et parlé) Excellent sens de l’organisation, souci du détail et rigueur dans le suivi des dossiers. Attitude chaleureuse et professionnelle, et excellentes aptitudes en communication. Discrétion dans le traitement des informations confidentielles. Capacité à concilier le travail administratif planifié avec l’accueil des visiteurs et les besoins quotidiens du bureau. Aisance avec le courriel, les agendas, les tableurs et les outils de bureautique courants. Expérience pertinente en assistance de direction, en administration, en coordination de bureau ou en hôtellerie. CE QUE VOUS APPORTEREZ Vos principales missions : Assistance de direction Gérer l’agenda du CEO, planifier les réunions et résoudre les conflits d’horaire selon les priorités établies. Organiser les déplacements d’affaires, incluant les vols, l’hébergement, le transport terrestre et des itinéraires clairs. Tenir à jour les plans de voyage et l’organisation des réunions, en anticipant les besoins pratiques et les changements. Préparer les rapports de dépenses, recueillir les reçus et assurer le suivi avec l’équipe Finance. Préparer et organiser les documents de réunion, coordonner les signatures et assurer le suivi des dossiers administratifs. Agir comme interlocuteur.trice professionnel.le auprès des collègues, des clients et des partenaires externes. Coordination du bureau Veiller à ce que l’accueil, les salles de réunion et les espaces communs soient propres, bien organisés et prêts à être utilisés. Surveiller et réapprovisionner le café, les boissons, les collations, la papeterie et les autres fournitures de bureau. Organiser les rafraîchissements et le service traiteur pour les réunions, au besoin. Agir comme point de contact au quotidien auprès de la gestion de l’immeuble, des équipes d’entretien ménager, des fournisseurs de services d’entretien et des fournisseurs de bureau. Coordonner les demandes d’entretien et en assurer le suivi jusqu’à leur résolution. Faire le suivi des commandes, factures et achats du bureau dans le respect des budgets établis. Offrir un soutien logistique ponctuel pour les rassemblements internes, les commandes de produits des employés ainsi que les initiatives approuvées de cadeaux ou de bienfaisance, selon les priorités et les heures de travail. Accueil et hospitalité Accueillir chaleureusement et professionnellement les invités, clients, candidats et fournisseurs. Informer les hôtes de l’arrivée des visiteurs et aider ceux-ci à s’installer. Maintenir une entrée et une aire de réception accueillantes et soignées. Coordonner le courrier, les livraisons et les messageries. Assurer l’accueil pendant les heures de travail convenues. Modalités de travail Ce poste suit un horaire régulier à temps partiel, sur place, idéalement en matinée. Les priorités seront établies avec le CEO afin que le soutien à la direction, la coordination du bureau et l’accueil s’intègrent dans les heures disponibles. Horaire : Temps partiel 20h par semaine, de préférence en matinée; heures exactes à convenir. CE QUE VOUS ALLEZ VIVRE Plus qu'une liste de responsabilités, chez NAOS vous aurez l'occasion d'effectuer diverses missions dans un cadre bienveillant et exigeant permettant la liberté d'être soi-même et le devoir de dire la vérité. Parce que chez NAOS, la façon dont nous faisons les choses est aussi importante que ce que nous faisons. Notre modèle d'entreprise ouvre également une nouvelle voie : nous appartenons à une fondation à but non lucratif. Et demain, nous continuerons à aller là où d'autres ne vont peut-être pas, avec une approche forte centrée sur l'humain, en offrant aux gens un espace pour grandir, en tirant le meilleur parti de leurs talents pour exprimer leur plein potentiel. Rejoignez-nous ! NAOS

Ce que vous ferez

The role involves providing executive assistance to the CEO, including calendar management and travel coordination, while overseeing daily office operations and reception duties. The incumbent will ensure a professional environment by managing office supplies, coordinating maintenance, and welcoming visitors.

Exigences

The ideal candidate must be bilingual in French and English with strong organizational skills and experience in administrative or office coordination roles. Proficiency in office software and the ability to handle confidential information with discretion are essential requirements.

Compétences indiquées

• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée
• Communication · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Executive assistance
• Office coordination
• Bilingual
• Calendar management
• Travel planning
• Expense reporting
• Administrative support
• Communication
• Organization
• Attention to detail
• Reception
• Hospitality
• Microsoft Office
• Proactivity
• Confidentiality
• Operations
• Coordinating
• Detail Oriented
• Organizational Skills
• Time Management
• Office Supply Management
• Facility Management
• Administrative Support
• Maintenance Coordination
• Scheduling
• Travel Arrangements
• Calendar Management
• Multilingualism
• Expense Management
• Bilingual (French/English)
• Corporate Travel Management
• Expense Reports
• Travel Planning

Domaines d’emploi

• Administrative
• Management & Leadership
• Customer Service & Support
• Hospitality
• Office Coordinator/Executive Assistant
• Executive Assistant
• Administrative and Executive Secretaries
• Executive Secretaries and Executive Administrative Assistants